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Cómo la automatización de procesos mejora el teletrabajo

Antes de que se iniciara la pandemia de COVID-19, las organizaciones habían comenzado a aceptar el teletrabajo como algo inevitable. Si bien ha habido picos y valles con empleados que trabajan desde casa, la tendencia general ha ido en aumento.

Pero, como es natural, con la rápida propagación de la COVID-19, las empresas se han apresurado a adoptar tecnologías de trabajo remotas a un ritmo impensable. Estamos en medio de un cambio masivo que tuvo lugar de la noche a la mañana, y ya nunca volveremos a trabajar como lo hacíamos antes de este flagelo.

Ahora bien, permitir a los trabajadores cumplir sus labores desde el hogar proporciona una gran cantidad de beneficios, tanto para los empleados como para las empresas. Por ejemplo, los empleadores pueden reducir el espacio de oficina, contratar mejores talentos y cubrir más zonas horarias. Los empleados pueden reducir los gastos y el estrés de los desplazamientos, tomar mejores trabajos fuera de su geografía inmediata y mejorar el equilibrio del tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal.

Eso no quiere decir que no haya beneficios por estar en el mismo espacio físico que los compañeros de trabajo. Ciertos tipos de reuniones son más viables en forma presencial y a menudo los matices de la conversación pueden perderse cuando sus canales de comunicación se basan únicamente en texto o en aplicaciones de videoconferencia impredecibles.

Pero, lo que es más importante, algunas organizaciones tienen procesos que aún dependen de la interacción física y el flujo de trabajo manual. Por ejemplo, hay departamentos en los que subsisten los procesos de revisión y aprobación con formularios impresos y sobres que se trasladan entre oficinas. La persistencia de este enfoque de la vieja escuela puede deberse a una variedad de razones:

  • Hay quienes prefieren copias impresas cuando realizan ediciones / cambios.
  • El sistema funciona, aunque de forma lenta e ineficiente.
  • Existe cierto temor a la tecnología.
  • Algunas compañías escogen no cambiar por temor a problemas de cumplimiento.

Desafortunadamente, el brote de COVID-19 ha puesto en evidencia las limitaciones de los procedimientos manuales. Las empresas ahora están tratando de encontrar formas de digitalizar los flujos de trabajo para mantener los procesos y las operaciones en funcionamiento con una fuerza de trabajo remota.

Así como las reuniones presenciales frecuentes y los documentos impresos son señales inequívocas de que existen procesos manuales, se puede evidenciar que también hay ineficiencias en el ámbito digital. Por ejemplo, administrar labores a través del email o en hojas de cálculo compartidas es tanto o más ineficiente que usar papel.

Si bien estos métodos son posibles para los trabajadores remotos, siguen siendo engorrosos, lentos e inexactos. Enviar un contrato por email para su revisión y aprobación es una carga para todos los involucrados. ¿Quién tiene qué versión? ¿Quién lo tiene ahora? ¿Quién se supone que debe firmar después?

Para facilitar la vida de los trabajadores remotos durante estos tiempos difíciles y más allá de ellos, es necesaria la automatización de procesos.

Los procesos manuales conducen a ventanas emergentes de la oficina en persona y preguntas como:

  • «¿A quién se supone que debo enviar esto ahora?»
  • «¿Quién debe sacar qué datos y de dónde?»
  • «¿Cómo integro la información?»
  • «¿Qué necesitas para comenzar el proyecto?»
  • «¿Cuál es el estado de esto?»
  • «¿Quién está trabajando en esto?»
  • «¿Está bien publicar?»

Automatización de procesos

Permite a los usuarios configurar conjuntos de acciones sucesivas para que sean ejecutadas sobre la data que poseen o sobre servicios a los que tienen acceso.

En nuestra plataforma MasterBase®, están disponibles herramientas tales como un convertidor a PDF, creadores de códigos de barra o de códigos Qr, un enviador de notificaciones móviles, otro para envíos masivos de mensajes, otro para envíos únicos, un generador de gráficos, por nombrar sólo unas pocas. Es el usuario quien define cómo procesar la información contenida en las bases o servicios que determine, de acuerdo con sus necesidades específicas.

Las ventajas que la automatización proporciona son muchas y resultan evidentes desde la primera ejecución de un proceso: simplificación de tareas, disminución del riesgo de error humano, aumento de la calidad, precisión, exactitud, velocidad, uniformidad y reducción significativa de los costes.

En resumen, la automatización de procesos digitales facilita la integración de la información dentro de la empresa y permite un enfoque centrado en el cliente, lo que mejora más aun el trabajo a distancia.

Cuando las compañías evalúen su nivel actual de digitalización y se comprometan a impulsar sus esfuerzos en materia de transformación, podrán desbloquear el potencial de la automatización de procesos para impulsar mejoras en todos los niveles de la organización.

MasterBase® y la automatización de procesos

Con la plataforma MasterBase® puedes gestionar la automatización de los procesos y servicios en los diversos departamentos de la empresa, tales como TI, Recursos Humanos, Servicios Generales, Legal, Marketing, Comercial, Operaciones, Finanzas y cualquier otra área dentro de una empresa, independientemente de su tamaño y rubro.

Algunos ejemplos de automatización de procesos

Ejemplo departamento de Recursos Humanos

Una empresa de base tecnológica, con operaciones en 12 países, que cuenta con 110 empleados, notó serias fallas en su sistema de control de vacaciones, principalmente atribuibles al procedimiento burocrático de autorización.

El proceso es conocido: el empleado solicita una determinada cantidad de días de vacaciones a su jefatura directa, quien la acepta o rechaza en función de las vacaciones del resto del equipo, y envía aviso a RR.HH.

Pero estos avisos, provenientes de distintas sucursales en varios países, no siempre llegan a destino o no son correctamente contabilizados. En consecuencia, ha decidido automatizar el proceso.

Desafío

Asegurar que la administración de vacaciones del personal se realice en base a información siempre actualizada y en plazos muy acotados, sin necesidades de estar físicamente en la empresa, ni el personal ni el gerente del área responsable.

Solución

La empresa subió a MasterBase® toda la información de su personal, fecha de contratación, antigüedad, cargo, área, jefatura y total de vacaciones disponibles por año. Luego estableció ciertas reglas, como impedir coincidencia de fechas de vacaciones con un par o con su jefatura y establecer épocas de demanda alta, media y baja.

El siguiente paso fue configurar un proceso automatizado de aprobación. El empleado solicita vacaciones llenando un formulario en una cuenta MasterBase® habilitada con ese fin, lo que desencadena el envío de un mensaje a su jefe.

Una vez que éste aprueba la solicitud, el proceso despacha un aviso a RR.HH.; si es necesario, éste hace ajustes de acuerdo a las reglas definidas y finalmente modifica la base de datos, descontando los días de vacaciones autorizadas y actualizando el saldo disponible.

Ejemplo departamento financiero

Un empresario que posee 4 restoranes controla todas las compras, pagos de proveedores y turnos del personal con planillas, una por cada local, las cuales revisa y complementa semanalmante. A algunos proveedores les paga en forma quincenal y a otros a 30 días. Además, traspasa la información de ventas y turnos del personal, en el formato específco que exige el sistema de su contador, para que éste realice el cálculo de impuestos y leyes sociales.

Desafío 

Automatizar procesos repetitivos y manuales para disminuir la tasa de error y para liberar tiempo que el propietario pueda destinar a la proyección de su negocio y los dependientes y jefes de local a enfocarse en una mejor atención que resulte en una óptima experiencia para sus clientes.

Solución

Centralizó y organizó toda la información en bases de datos en la plataforma de automatización de procesos MasterBase®. Comenzó automatizando los envíos a su contador, con la data formateada gracias a la herramienta SmartData. Luego estableció procesos automatizados que envían a sus proveedores un recordatorio de las fechas de pago establecidas con cada cual, con lo que la gestión de control sobre sus restoranes se ha simplificado y agilizado en forma sustantiva.

Hoy, con la asesoría de un consultor de procesos, está configurando una solución de control de personal, horarios, días libres, sueldos y propinas, que implementará en fecha próxima.

Ejemplo Gerencia de Ventas

Como consecuencia de la pandemia de Covid 19 que azota el mundo entero, una empresa decidió que no iba a arriesgar a su personal de ventas en reuniones presenciales. Esto generó que los vendedores comenzaran a sostener reuniones virtuales, al final de las cuales enviaban mensajes que resumían lo conversado y donde, además, incluían sus datos de contacto, con la esperanza que sus clientes los guardaran. Los vendedores más inteligentes confeccionaron una plantilla de mensaje que llenaban para cada ocasión.

Desafío

Automatizar el envío de los datos de contacto o tarjeta de presentación y asegurar que los clientes guarden esos datos en sus computadores y teléfonos. Disminuir el riesgo de pérdida de la información de contacto. Liberar a los vendedores de la tediosa tarea de redactar un mensaje para cada reunión virtual y permitirles aumentar su dedicación a entender los reales requerimientos del cliente.

Solución

La empresa centralizó y organizó toda la información de su personal en bases de datos en la plataforma de automatización de procesos MasterBase®. Configuró un proceso automatizado de envío de mensajes que incluye una solución concebida para la creación de tarjetas de visita digitales, a la que llamó I-Card. Ésta incorpora en el mensaje los datos de contacto del vendedor, los que, además, están resumidos en un código Qr que los clientes potenciales pueden escanear con cualquier Smartphone.

Hoy, los vendedores de la compañía sólo ingresan el nombre y correo electrónico de sus clientes en su base en MasterBase®. Luego, cuando les envían el mensaje, les solicitan escanear el código Qr, para asegurarse de que efectivamente guarden sus datos de contacto.

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