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Desde el año 2021 la Dian implementó la nómina electrónica en Colombia, proceso a través del cual todos los empleadores que efectúen pagos o abonos derivados de una vinculación laboral deben enviar los soportes electrónicos de sus nóminas, cada mes, a esta entidad.
Para las empresas de más de 11 trabajadores, el plazo para cumplir esta norma ya venció. Sin embargo, el pasado 28 de febrero, la Dian expidió la resolución 028 de 2022 en la que extiende la fecha hasta el 13 de mayo para que, los empleadores que tienen entre 1 y 10 trabajadores puedan hacerlo, esto incluye: pequeñas empresas, comerciantes, emprendimientos, agricultores, entre otros; y personas naturales que cuenten con más de un empleado a cargo y reporten este gasto como deducible en su declaración de renta.
En este, como en muchos otros temas, miplanilla.com y Compensar acompañan a las empresas en el cumplimiento de esta disposición y las ayudan a evitar sanciones. Para el caso puntual de nómina electrónica, desarrollaron la plataforma www.minomina.com, en alianza con Cenet, proveedor tecnológico certificado por la Dian; para que los empleadores puedan implementar el servicio de manera fácil y sin costo mensual.
Hoy son más de 8.000 empleadores los que ya cuentan con esta solución tecnológica y se espera que quienes aún no lo han hecho, aprovechen la extensión de plazo decretado por la Dian y cumplan con esta obligación dentro de los términos establecidos.
Con el propósito de guiar y acompañar a los pequeños empleadores en este proceso, reunimos sus principales dudas y damos respuesta a ellas con ayuda de Camilo Galindo, gerente de Desarrollo de Negocios de Cenet S.A.
– ¿Dónde puedo consultar más información sobre cómo implementar nómina electrónica? ¿Cuál es el paso a paso?
R/ Puede consultar más en www.minomina.com
El primer paso es ingresar a habilitación de factura electrónica en www.dian.gov.co y solicitar la habilitación del servicio siguiendo los pasos allí indicados.
El segundo paso es activar el servicio en minomina.com
El tercer paso es cargar la información de los empleados conforme la va solicitado el sistema.
– ¿Cómo se obtiene el código de habilitación ante la Dian?
R/ La DIAN le asigna a cada empresa habilitada un código para realizar pruebas llamado TestSetID el cual debe ser ingresado en minomina.com como paso final de la activación del servicio de nómina electrónica.
Si la empresa va a implementar la nómina con miplanilla.com, durante el proceso debe elegir a Cenet como Proveedor Tecnológico y a misfacturas como software. Luego ir a www.minomina.com y continuar el proceso de habilitación.
– ¿Quiénes están obligados a habilitar la nómina electrónica?
R/ Todas las personas y empresas que requieran deducir sus costos de nómina del impuesto sobre la renta y complementarios deben cumplir con la obligación de emitir nómina electrónica.
– ¿Quienes estén en régimen simple están obligados a implementar nómina electrónica?
R/ Las empresas del Régimen Simple y las no contribuyentes del impuesto de renta no están obligadas a emitir nómina electrónica.
– ¿Las empresas públicas están obligadas a emitir nómina electrónica?
R/ Las empresas públicas no contribuyentes del impuesto de renta no están obligadas a emitir nómina electrónica, pero lo pueden hacer voluntariamente.
– ¿Las personas con empleados de servicio doméstico, deben cumplir con esta obligación?
R/ El soporte de pago de la nómina de los empleados domésticos sólo se debe transmitir a la DIAN si la actividad económica de la persona requiere de estos empleados para la consecución de los ingresos y esta nómina requiere ser descontada de la declaración de renta.
– ¿Los independientes y las propiedades horizontales están obligadas a cumplir con este requerimiento?
R/ Todas las personas y empresas que requieran deducir sus costos de nómina del impuesto sobre la renta y complementarios, deben cumplir con la obligación de emitir nómina electrónica en las fechas estipuladas.
– ¿Hasta cuándo hay plazo de habilitar nómina electrónica?
R/ La habilitación se debe realizar previo a la primera emisión de los soportes de pago de nómina electrónica, que de acuerdo con la resolución 0028 del 28 de febrero del 2022, para los empleadores que tienen entre uno y diez empleados, es dentro de los diez primeros días hábiles del mes de mayo.
– ¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con esta normatividad?
R/ Las personas y empresas que teniendo la obligación de emitir nómina electrónica no lo hagan, no podrán deducir sus costos de nómina del impuesto sobre la renta y complementarios.
– ¿Si el único empleado de la empresa es también el representante legal, aun así, se debe habilitar?
R/ Si requiere deducir este costo de nómina del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con la obligación de emitir nómina electrónica.
– ¿Las iglesias declarantes de ingresos y patrimonio deben emitir nómina electrónica?
R/ Las empresas no contribuyentes del impuesto de renta no están obligadas a emitir nómina electrónica.
– ¿Se debe reportar la nómina electrónica, aunque el empleador no esté obligado a facturar electrónicamente?
R/ Algunos empleadores o personas no están obligadas a facturar electrónicamente, pero si requieren deducir su nómina de la declaración de renta, sí están obligadas a emitirla electrónicamente. Para ellas los plazos aplican a partir de los diez primeros días hábiles del mes de julio, reportando la nómina de junio.
– ¿De qué meses se debe reportar la nómina electrónica a la Dian?
R/ Los empleadores que tienen entre uno y diez empleados deben transmitir los soportes de pago de nómina electrónica así:
1. Los correspondientes a los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de mayo.
2. Los correspondientes a los meses de marzo, abril y mayo, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
3. Y los de junio en los diez primeros días hábiles del mes de julio de 2022, y así sucesivamente de ahí en adelante.
– ¿Debo reportar las novedades de nómina, en la nómina electrónica?
R/ Las novedades son parte integral de los soportes de pago de nómina electrónica.
– ¿Qué costo tiene el servicio?
R/ Los usuarios activos de miplanilla.com sólo deberán pagar la configuración inicial del servicio de acuerdo con la cantidad de empleados de la empresa y la mensualidad no tendrá costo. Si no es usuario de miplanilla.com puede adquirir en www.misfacturas.com.co el plan que mejor se adapte a sus necesidades.
Por último, Galindo resalta la importancia de acompañar a los pequeños empleadores, aportarles valor a través del desarrollo de soluciones digitales o tecnológicas que vayan a la vanguardia de sus procesos administrativos a bajos costos, y establecer alianzas estratégicas que ayuden a alivianar sus cargas operativas para que puedan cumplir con los requerimientos del Gobierno Nacional. Para más información consulte el Centro de Ayuda de www.minomina.com
