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La caja menor es usada para gastos pequeños pero frecuentes en las empresas, en su mayoría se realiza en un proceso manual y propenso a errores, pero ¿sabías que puedes facilitar su gestión gracias a la tecnología? Conoce más acá.
La caja menor en Colombia es un término utilizado en el ámbito empresarial para referirse a un fondo fijo de dinero que se destina a cubrir gastos menores y urgentes dentro de una empresa u organización. Esta caja es una herramienta de gestión financiera que facilita el manejo eficiente de pequeñas transacciones que no justifican el proceso de pago a través de los canales normales de contabilidad, como cheques o transferencias bancarias. Con Tickelia, solución para la gestión de gastos empresariales, las compañías logran automatizar y digitalizar funciones para la gestión de la caja menor ya que los responsables revisan y aprueban gastos de manera eficiente desde su celular o desde el back office, incrementando así la mejora en la gestión de los recursos financieros de la empresa.
Los gastos que se cubren con la caja menor suelen ser de bajo valor y de naturaleza operativa o administrativa, como materiales de oficina, pequeñas reparaciones, gastos de mensajería, entre otros. El objetivo es proporcionar flexibilidad y rapidez en la gestión de estos gastos, evitando retrasos y trámites burocráticos que podrían entorpecer operaciones diarias.
La gestión de la caja menor es esencial para cubrir gastos pequeños pero frecuentes en las empresas, y por eso a menudo se puede ver afectada por errores comunes que pueden tener un impacto significativo en la contabilidad y la transparencia. Entre los más habituales se encuentran:
Tickelia emerge como una solución tecnológica que no solo automatiza y digitaliza los procesos de legalización de gastos, sino que también facilita la colaboración entre empleados y responsables. A través de su aplicación intuitiva, Tickelia les simplifica a los trabajadores solicitar y reportar gastos de manera sencilla desde sus dispositivos móviles. Su funcionalidad de cámara captura imágenes de recibos, boletos y otros gastos, y gracias a su tecnología OCR+ICR, es capaz de interpretar incluso recibos manuscritos. Esto significa que digitaliza todos los gastos y reconoce hasta 18 campos en recibos y facturas, mejorando la precisión de los reportes de gastos y su disponibilidad en tiempo real para su aprobación.
Este sistema no solo simplifica el proceso de solicitud y aprobación de gastos, sino que también minimiza los errores humanos, un desafío común en la gestión de la caja menor. Con Tickelia, los responsables revisan y aprueban gastos de manera eficiente, mejorando la gestión de los recursos financieros de la empresa.
Para tener una correcta legalización de los gatos de la caja menor, se deben establecer políticas y procedimientos que deben seguirse rigurosamente. Estos incluyen límites en la cantidad de dinero que se puede gastar por transacción, la documentación necesaria para justificar cada gasto (como recibos o facturas), y un proceso para reponer el fondo cuando este disminuya hasta un cierto nivel preestablecido. Además, es fundamental mantener registros detallados de todos los gastos para garantizar transparencia y control en la gestión financiera de la empresa. Con Tickelia, las empresas logran realizar todas esas funciones, facilitar el registro de todos sus gastos y tener una correcta visibilidad de todos los movimientos de la caja menor, lo que ayuda a la transparencia y claridad financiera.
