¿Cómo conseguir ahorros en viajes para tu empresa?

El verdadero ahorro está en la Política de Viajes y en las nuevas tecnologías

Si bien es cierto que las herramientas tecnológicas han cambiado los viajes corporativos considerablemente, estos siguen siendo el eje para crear nuevos vínculos comerciales, expandir nuestra empresa, aumentar nuestras ventas y conocer otros mercados.

Para muchas compañías los desplazamientos de sus empleados, pueden suponer el segundo o tercer gasto más elevado de manera mensual, por lo que es vital utilizar todas las herramientas que nos da el mercado para así conseguir reducir estos costes.

De manera excesiva los departamentos de compras creen que un Fee reducido es sinónimo de ahorro, y subastan sus desplazamientos al mejor postor, cuando realmente en la cuenta de resultados el porcentaje del fee no llega a un 2% del gasto total de los viajes. ¡El verdadero ahorro está en la Política de Viajes y en las Nuevas Tecnologías!

A continuación detallamos una serie de recomendaciones para que consigan ese ansiado ahorro en sus Viajes Corporativos:

1.- Ajuste (o creación) y cumplimiento de la Política de Viajes  de la compañía

Es imprescindible crear una política de viajes, actualizarla periódicamente y sobretodo, que nuestros empleados la conozcan y la respeten. No sirve de nada tener la mejor política si para nuestros empleados es papel mojado, en este cometido nos ayudarán mucho las herramientas de auto gestión, pues las podemos parametrizar con todas las indicaciones necesarias para el buen manejo de la cuenta.

Tener una buena antelación de compra de tiquetes, un flujo de autorización, normativas para viajar en Primera Clase nos pueden ayudar a ahorrar hasta un 23%.[1]

2.- Uso de las nuevas propuestas que ofrece el mercado

En Colombia es poco probable ver un ejecutivo viajando en compañías de bajo costo, pero si nos trasladamos al “Viejo Continente” lo extraño es no encontrar más del 40% de la cabina copada por este tipo de viajeros.  En estos momentos de estancamiento económico es importante aprovechar las tarifas que nos ofrecen este tipo de aerolíneas para aquellos trayectos ida/vuelta en el mismo día, donde no debemos facturar maleta y el tiempo de vuelo es corto.

3.- Formación en la planificación del viaje por parte de los empleados y organizadores de viaje

Gran cantidad de empresas en estos tiempos están apostando por dotar a sus empleados de herramientas de auto gestión para que ellos mismos puedan reservar y gestionar sus propios viajes. Las herramientas de autogestión nos permiten conseguir ahorros en tarifas de hasta un 15% por lo que cuanto mayor sea la tasa de adopción de dicha herramienta, mayor será el ahorro.

4.- Acuerdos con Aerolíneas, Cadenas Hoteleras y otros proveedores

Nos encontramos a menudo, compañías con un volumen considerable de viajes y pernoctaciones sin ningún tipo de acuerdo o acuerdos obsoletos. Igual que comentábamos que la política de viajes es importante para conseguir ahorro en nuestros desplazamientos, tener buenos acuerdos y exigir a los proveedores es vital. No nos sirve de nada que nuestros empleados tengan una política marcada sino aprovechamos los beneficios que nos dan nuestros proveedores. Es importante no solo fijarse en el % de descuento que nos puede ofrecer un proveedor sino también en las exoneraciones de penalidades, cambios de nombre sin costo, up grades para nuestros empleados… Su agencia de viajes es el principal aliado al momento de conseguir estos convenios y usarlos.

5.- Centralización de facturación

Al hablar de ahorro no solo debemos pensar el en ahorro económico sino en todos los procesos y el tiempo que invertimos desde que reservamos un viaje hasta que nos llega la factura. Los lectores estarán conmigo cuando digo que es mucho más sencillo para nuestro departamento de administración recibir la facturación de un solo proveedor (Agencia de Viajes) con todos los servicios, adaptada a las necesidades de la empresa ( Centros de Coste, Códigos Viajero, etc) que recibir facturas por cada uno de los proveedores que influye en el viaje.

6.- Consultoría

Hace un tiempo le pedíamos a la Agencia de Viajes que nos entregará un informe mensual con nuestros consumos, tiempo de antelación, cumplimiento de política… eso ya está obsoleto. Debemos aprovechar el know how de nuestro aliado para que nos traslade escenarios de ahorro por el uso de nuevas aerolíneas, que compare nuestra manera de viajar con la manera en la que viajan las empresas del mercado, y que nos muestre los ahorros que puede conseguir un cambio en nuestra política a la hora de viajar.

7.- Gamificación

La Gamificacion es un tipo de aprendizaje que transpone la mecánica de los juegos al ámbito educativo-profesional con el fin de conseguir mejores resultados,

Podemos premiar a esos usuarios, departamentos o CECOS que consigan ahorro para la empresa, hay que crear una competencia sana dentro de la compañía para motivar a nuestros empleados a que sigan la política y no pasen los presupuestos establecidos.

Cómo hemos explicado a lo largo de este artículo, el ahorro no está en el fee, sino en tener y aplicar una política adaptada a nuestros tiempos y al sector al que pertenecemos, uso de nuevas alternativas de viaje, formar a nuestros empleados para que sean autosuficientes, aprovechar los acuerdos con nuestros proveedores, apoyarnos en la agencia para que nuestros procesos internos sean más eficientes, utilizar toda la información que nos brinda nuestro aliado estratégico para tomar decisiones que afecten a nuestra cuenta de viaje y finalmente incluir a nuestros empleados para que se diviertan ahorrando.