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Una encuesta realizada por Tickelia, solución 360º de gestión de gastos de empresa, ha comprobado que el 57% de los empleados pierden dinero de su bolsillo cuando se trata de pagar algunos gastos derivados del cumplimiento de su actividad laboral.
El reembolso de gastos se da cuando un empleado paga gastos relacionados con su trabajo con su cuenta bancaria personal, esto puede suceder en escenarios muy comunes, como un viaje laboral, o una reunión que tenga que hacer fuera de su puesto de trabajo; normalmente la empresa debe reembolsar los costos que le hayan implicado al trabajador hacer esas actividades. Este proceso de rembolso puede variar según las políticas de cada empresa, pero comúnmente se debe presentar una solitud para la devolución de esos gastos y proporcionar recibos o comprobantes de los gastos que implicaron la actividad laboral del trabajador.
En la encuesta publicada por Tickelia, en el segundo semestre de 2022, se evidenció que más del 57% de los empleados manifestó perder dinero propio al realizar actividades derivadas de sus funciones laborales, y el 56 % mencionó tener dudas sobre si les sería pagado o no esos gastos que realizó. Incluso el 38% de los encuestados manifestó no reportar estos gastos por vergüenza al tratarse de importes pequeños.
Uno de los factores que hace que empleados no soliciten el reembolso de sus gastos, se debe a que algunos desconocen qué han pagado con su dinero actividades que estén en relación con su obligación laboral. Una de estas actividades puede ser hacer llamadas de trabajo con su celular personal, o que, en una reunión con un cliente, o proveedor paguen con su dinero un café o comida. La encuesta reveló que en promedio un empleado puede gastar más de 500 mil pesos si no se hace un correcto registro de esos reembolsos.
Otra dificultad que pueden presentar los trabajadores es perder el soporte de sus gastos, pues en ocasiones los empleados suelen guardar los recibos de papel en su bolsillo, o si reciben una factura electrónica al correo, puede que les registre en spam o pierdan ese comprobante, y al momento de solicitar el rembolso de sus gastos no logren respaldar las compras que hicieron.
Para solventar ese problema, existen diferentes alternativas tecnológicas que permiten registrar los recibos de forma muy sencilla desde el celular, Tickelia ofrece esta solución pues a un trabajador le da la posibilidad de registrar sus gastos por medio de una App desde su celular, ya que gracias a la tecnología OCR puede capturar recibos o facturas con su cámara y automáticamente registrar sus costos del día de viaje laboral, es así que el trabajador no tendrá que encartarse con papeles cada vez que haga una compra.
También, la App da la opción para que el mánager pueda aprobar esos informes y tener un mayor control de la política de gastos, además ayuda a reducir el fraude, gracias a que puede generar alertas si hubo un incumplimiento. Por otra parte, para el departamento financiero les permite mejorar el control de gastos, la gestión de anticipos y viajes, hasta el pago y contabilización automatizada.
De igual manera, Tickelia brinda la opción para que los trabajadores puedan solicitar anticipos de forma muy sencilla desde su App móvil, allí podrán diligenciar dos campos, el motivo y la fecha de entrega del anticipo, luego su mánager podrá aprobarlo y posteriormente gestionarlo con el departamento de tesorería, quienes tendrán la facilidad de generar un fichero para darle orden a los bancos de hacer el giro para que el trabajador tenga acceso a su anticipo. Además, la plataforma puede crear de forma automatizada la contabilización y el balance de esos gastos.
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