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Digitalizar los procesos internos de una empresa reduce los errores humanos y optimiza las tareas contables, lo que hace que la gestión y el acceso a la información sea mucho más fácil con un ahorro importante de tiempo y recursos para la empresa.
Digitalizar los procesos internos de una empresa puede representar un ahorro significativo en tiempo y dinero, lo que supone una ventaja para varias compañías que podrían alcanzar otro nivel de competitividad. En la actualidad, la sistematización de los gastos de una empresa se ha convertido en un proceso necesario que trae consigo importantes beneficios, como la reducción de errores humanos y la optimización de procesos contables.
Además, la digitalización permite a las empresas ver y controlar con mayor facilidad sus gastos, identificar áreas de mejora y reducir costos innecesarios. Al digitalizar los recibos y facturas, se facilita la gestión y el acceso a la información, lo que puede ahorrar tiempo y recursos a los empleados encargados de la contabilidad, así como a los trabajadores que deben legalizar los viáticos.
Operaciones como estas, además de requerir concentración y tiempo por parte de varios empleados, también exigía un gasto considerable en papel y espacio físico, con la imposibilidad de blindar a la compañía de algunos fraudes.
La innovación en el sector empresarial es muy apreciada por empresarios, directivos, empleados y consumidores, debido a que reduce el tiempo y las tareas necesarias para realizar un proceso que antes podría tardar dos horas o más. Hoy, la misma tarea puede ser realizada en segundos y con mejores resultados, como sucede con la digitalización de la legalización de los viáticos.
Se trata de varios desarrollos tecnológicos e informativos que brindan a las áreas administrativas de una compañía información inmediata de los viáticos y los gastos, lo cual facilita el proceso de legalización de los viáticos por parte del empleado.
Hace algunos años, resultaba difícil creer que un proceso como este pudiera ser realizado de forma tan cotidiana como en la actualidad. Ahora, y con tan solo con una fotografía que guarde la información nítida del consumo, el empleado puede reportar los gastos directamente al área encargada de forma casi que inmediata.
Existen herramientas como Tickelia, que ofrecen a las compañías eficiencia y automatización en los procesos internos de la empresa, control y eliminación del fraude por la aplicación de buenas prácticas, sin necesidad de invertir en papel, impresión, una persona encargada del archivo ni en un espacio físico para guardar la documentación.
Al simplificar varios procesos internos de la empresa, este software puede reducir hasta un 75% el tiempo administrativo dedicado a la gestión de gastos y viajes empresariales. Luego de que el empleado hace una fotografía con su celular del recibo de la compra, envía esta foto o cualquier documento digital que soporte el gasto a Tickelia.
Con solo este proceso, la herramienta captura y procesa la información de hasta 18 campos del gasto, con lo que se puede evitar la introducción de datos erróneos o incompletos por parte del empleado, quien ya no tendrá que hacer este proceso manualmente.
El software realizará todo el proceso correspondiente a la gestión del gasto y la legalización de los viáticos, como la aprobación y control del gasto, la gestión de anticipos y de viajes y la contabilización automática con el encargado de la planificación de recursos empresariales de la compañía, entre otros procesos.
