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La gestión de los gastos empresariales es una de las prioridades para todas las compañías. En un contexto actual, en el que el dinero es el recurso más deseado por las empresas, es necesario hacer una gestión óptima de este para poder seguir siendo competitivos en cualquier mercado y sector en el que se opere. Para ello, os mostramos 5 claves para poder lograr un control en la gestión de los gastos de empresa.
Uno de los aspectos que más relevancia está adquiriendo en los últimos años es el proceso de digitalización de las empresas. Este es un proceso transversal que, poco a poco, va adentrándose en todos y cada uno de los departamentos de una compañía.
Y como no podía ser de otra manera, el departamento financiero no es una excepción. De hecho, este departamento, encargado de la gestión de los recursos financieros de la compañía, es uno de los que permite una mayor digitalización. Ya no solo porque las normativas legales de la gran mayoría de países están trabajando en lograr una digitalización de los procesos financieros en general, sino porque con este sistema se evitan muchos errores y permiten destinar el tiempo y los recursos a tareas más productivas.
Actualmente, existen soluciones que permiten la digitalización y automatización de los procesos de gestión de gastos en las empresas. Soluciones como, por ejemplo, Tickelia, que nacen con el fin de ofrecer una gestión integral de los gastos empresariales.
Con la digitalización y automatización de los procesos, las empresas pueden ahorrarse hasta un 75% de tiempo en la gestión de rendición y legalización de gastos. Este hecho favorece, además, que se cometan menos errores y que todos los empleados tengan una consciencia de gastos, en pro de los recursos de la empresa.
Dependiendo del tamaño de la organización, es muy probable que mantener una gestión de cada peso que se gasta sea más difícil. Sin embargo, no es una cuestión imposible si se implantan medidas previas a la realización de los gastos.
Otra medida que se recomienda poner en funcionamiento es la redacción de unas políticas de gastos. Con este documento, toda la compañía podrá seguir las mismas directrices en el momento de realizar un gasto con el dinero de la propia compañía.
Las políticas sirven para dejar constancia de cuáles son las directrices, por parte de la empresa, para realizar gastos y se fijan las condiciones y eventualidades posibles. Es una medida muy idónea para evitar el malgasto de los recursos económicos de la empresa. Además, sirve para que esta tenga un argumento legal en caso de cometerse algún mal uso por parte de algún trabajador y poder defender los derechos de la compañía.
Para que una política de gastos esté lo más completa posible, debe incluir toda la información necesaria como, por ejemplo, gastos permitidos, lista de restricciones, empleados con acceso a realizar gastos o límites de dinero.
Si entramos más en materia de gestión de gastos de empresa, es muy necesario tener controlados todos y cada uno de los gastos que se generan. Actualmente, con el sistema de facturación electrónica, la emisión de los gastos a través de facturas es automática con los órganos administrativos tributarios. En el caso concreto de Colombia, es la propia DIAN quien recibe las facturas electrónicas para su gestión y control.
El problema se puede producir cuando las empresas realizan gastos de los que no reciben una factura electrónica. Para ello, es preciso tener presente que estos gastos también se deben reportar. Para ello, la figura del Documento soporte es clave para un control de los gastos de empresa absoluto.
Por otro lado, otro de los procesos que mejor ayudan a mantener un control de los gastos empresariales es la realización de la conciliación bancaria. Pese a que este proceso no es obligatorio para las empresas, es de obligada recomendación su realización.
La conciliación bancaria sirve para saber con exactitud qué movimientos se han realizado en las diferentes cuentas de las que dispone una empresa.
Lo más común es utilizar la conciliación bancaria para poder cuadrar los movimientos reflejados en las diferentes cuentas que una empresa tiene en una o varias entidades bancarias, con los movimientos que se deben anotar en los libros contables internos de la compañía.
Por último, uno de los principales problemas que preocupan en exceso a las empresas es el alto grado de fraude interno que se comete. En muchas ocasiones, el fraude interno se produce de manera accidental. Sin embargo, el fraude malintencionado es el que se debe combatir con más insistencia.
Las soluciones digitales, junto con los procedimientos vistos anteriormente, son la mejor manera para combatir el fraude interno de las empresas.
Tickelia es la solución 360º de gestión de gastos de empresa. Utiliza un sistema colaborativo entre empelado y manager que permite una optimización en la rendición y legalización de gastos. Con Tickelia, puedes tomar una fotografía con tu propio smartphone y rendir el gasto a la empresa a través de la App, disponible para cualquier dispositivo móvil. Además, Tickelia permite establecer aprobaciones personalizables con el fin de que los empleados cumplan con las políticas de gastos y combatir el fraude interno.
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