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5 claves para adecuar tu empresa a la nueva realidad

Con los nuevos cambios que trajo la situación del COVID en las empresas, vemos necesario que las áreas de Servicios Generales (Facility Managment) se enfoquen en aplicar nuevos protocolos para sus operaciones y ayudar a prevenir la propagación de la pandemia. Como dice Rainel Estevez – Facilities Manager de Edwards Lifesciences: “tenemos que pensar en que esto no es por un corto tiempo, tenemos que cambiar los hábitos y abrirnos a una nueva realidad”. En el mismo artículo que compartimos a continuación, Rainel destaca 5 claves para adaptar nuestras operaciones en las empresas.

1- Continuar con los Accesos limitados y tener trazabilidad del personal.

  • Se debe controlar de manera estricta el acceso de todo personal que no sea de las operaciones: contratistas, vendedores, consultores, visitantes incluso empleados de la misma empresa. No significa que no les vas a permitir acceder, sino que establecerás controles para que solo pueda acceder quien cumpla con los requerimientos que se establezcan y se tenga el control de todo lo que entre a la empresa.
  • Se debe establecer las áreas donde se moverán, trazar las zonas donde estarán y pasarán y con quienes de tus empleados estarán (manteniendo tus reglas de distanciamiento), tratando de limitar al máximo los contactos.
  • Puedes tener un cuestionario que deje claro si esa persona tiene alto riesgo de estar contagiado, si estuvo de viaje, si tuvo contacto con alguien de los países con más brotes, etc; esto permitirá decidir por el nivel de riesgo, si le darás acceso o no a tus instalaciones.
  • Para los contratistas que dan servicios de sistema críticos, se deben establecer controles, como tratar de que sean los mismos técnicos siempre, que trabajen aislados y la supervisión sea a una distancia considerada o por las cámaras de video para evitar contacto con tus técnicos internos.
  • Mide temperatura en caso de que la fiebre sea un síntoma de la pandemia a tratar.

2- Crear protocolos para el manejo del flujo del personal.

  • Identifica los flujos del personal en espacios de trabajo y principalmente en áreas comunes.
  • Utiliza ayuda visual para identificar el distanciamiento requerido, donde debe ubicarse cada persona para esperar su turno
  • Identifica con flechas los pasillos de un sentido, es recomendable siempre y cuando tu área te lo permita tener flujo de un solo sentido, así evitas el choque de frente del personal.
  • Hacer videos o utilizar tu CCTV para que en cámara rápida veas el comportamiento del flujo del personal y puedas hacer ajustes sobre la marcha.
  • Quizás tengas que mover algunas cosas para permitir tener un mejor flujo, pero recuerda que debes siempre revisarlo ya que las necesidades y movilidad van a ir cambiando desde tu primera decisión de señalización.

3- Manejo de las aglomeraciones.

  • Identifica y limita las áreas por capacidad máxima permitida, esto te asegurará evitar aglomeraciones.
  • Utiliza los protocolos del punto dos como herramientas para evitar las aglomeraciones.
  • Tener un personal que vele por que las políticas de aglomeraciones se cumplan y que mantenga el orden en caso de requerirlo, este será tu control para evitar las aglomeraciones, por lo general, somos más fieles a que alguien nos lo recuerde.

4- Aplica las políticas de distanciamiento en los lugares de trabajo

  • Modifica los layout de las oficinas de manera que los cubículos de trabajo no queden cercanos o de contacto directo con el compañero, si tienes dificultades para esto solo alterna los espacios de trabajo puedes trasladar al personal o que trabajen desde casa de manera alternada para mantener los espacios de trabajo con distancia suficiente. Desde Facility Management corp, podemos ayudarte con esta tarea de adecuación de instalaciones.
  • Clausura los salones de reuniones ya que por nueva política no debe haber reuniones presenciales. Puedes utilizar los espacios de los salones para hacer nuevos espacios de trabajo ya que el distanciamiento te limitara mucho los espacios y es posible que requieras más.
  • Reducir a lo mínimo los puntos de contacto comunes tales como manubrios de puertas, neveras, lavamanos, etc. Las puertas se pueden dejar abiertas o desmontar.
  • Programa mantenimientos con límite de personal y prioriza las ejecuciones de mantenimientos preventivos para que se puedan realizar con los controles requeridos.
  • Si tienes espacios de trabajo y flujo donde será casi imposible mantener el distanciamiento o flujo perfecto, se recomienda colocar barreras físicas que impidan un contacto de una persona a otra. Por ejemplo: un panel plástico que separe dos lugares de trabajo, tendrás dos personas cerca pero con una barrera que impida el contacto o transmisión del virus. Esto te será útil en las cajas de los comedores, en las mesas compartidas y otros cubículos de trabajo. Se debe asegurar una limpieza frecuente en estas separaciones.

5- Aumentar las frecuencias de limpiezas especiales.

  • Programa limpieza de desinfección en los puntos de alto tránsito y de alto contacto. Desde Facility Management corp, podemos ayudarte con esta tarea.
  • Los espacios de trabajo también deben desinfectarse con más regularidad que antes, siempre debes fijar una frecuencia por debajo del tiempo de vida del virus en la superficie en la que aplicas. Si el virus vive 4 horas en determinados materiales entonces su rango de propagación en ese material es de 4 horas, lo ideal es reducir su rango de propagación en este material a por lo menos una hora, no servirá de mucho limpiar un pasamanos de escalera cada dos días si el virus vive 4 horas en el material, debes limitar su permanencia en la superficie, eso acompañado con la desinfección de las manos cada 30 minutos limita a menos tiempo de permanencia del virus y su rango de propagación.

Estos consejos ayudarán a que las áreas de tu empresa sean un mejor espacio de trabajo y continúen sus operaciones con menor riesgo. Aplica estos puntos a tu realidad, pero sobre todo te tocara innovar tus servicios al próximo nivel. Convertir en digital las operaciones y que sea de menor contacto posible la relación cliente vendedor.

Redacción APD
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