3 formas de prepararse para la adopción digital

Las empresas están reconociendo que la automatización puede liberar a sus equipos de tareas repetitivas y manuales, lo que significa que las personas pueden dedicar más tiempo a actividades que les desafíen intelectualmente y a proyectos que aportan valor a nivel profesional y empresarial.

Durante los próximos cinco a ocho años, seremos testigos de un significativo aumento en la adopción de procesos automatizados que se hagan cargo de labores rutinarias.

¿Tu empresa está lista para adoptar lo digital? Evalúala siguiendo esta pauta:

1. Comprender para qué es bueno automatizar procesos.El objetivo principal es mejorar la eficiencia, más que la efectividad. Esto se logra mediante procesos automatizados que eliminan errores, trabajan 24×7 y ejecutan tareas más rápido que un humano.

   Las siguientes son las principales funciones que cumple la automatización de procesos:

   Importación de datos:las automatizaciones extraen, agregan y combinan datos de fuentes interconectadas, tales como planillas  Excel, bases de datos, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), archivos bancarios y sitios web.

   Procesamiento y verificación de datos: las automatizaciones realizan gestión y cálculo de datos. Por ejemplo, parear transacciones entre diferentes sistemas, identificar tarifas, realizar ajustes de depreciación y certificar saldos.

   Identificación y gestión de excepciones: si la automatización no puede resolver la discrepancia, los datos o las transacciones se envían a un supervisor humano.

   Informes y análisis: las automatizaciones preparan los datos necesarios para que los analistas los interpreten y elaboren informes, lo que se traduce en disponibilidad de tiempo para interpretar esos datos y preparar esos informes con mayor frecuencia.

   Auditoría: las automatizaciones hacen registro de las tareas realizadas, la justificación de las decisiones y otras métricas que servirán a los auditores para verificar los procedimientos.

2. Entender los beneficios potenciales de la automatización de procesos.La generación de procesos automatizados cambiará la forma en que una empresa ejecuta sus procesos, y las interrupciones son inevitables. Antes de lanzar una nueva tecnología que cambiará el negocio, es importante entender el por qué.

   Los empleados deben construir caso de posibles automatizaciones y comunicarse efectivamente con sus pares, jefes o áreas involucradas, sobre la decisión de automatizar. Estas son algunas de las razones:

   Mejor cumplimiento: por estar sujeto a reglas que definen su ejecución y el resultado esperado, un proceso automatizado es garantía de cumplimiento.

   Más seguridad:La consistencia de los procesos, que operan siempre del mismo modo, sin errores, afianzan la invulnerabilidad en su ejecución.

   Trazabilidad integral: La sola creación de un proceso activa un seguimiento integral que permite mediciones y un control más eficiente.

   Optimización del recurso humano: Dejar las tareas repetitivas a cargo de procesos hace posible reorientar los talentos hacia labores que realmente agreguen valor.

   Resultados más inmediatos: Al automatizar procesos, la ejecución de las labores es más rápida, por lo que los resultados se obtienen antes.

   Escalabilidad según demanda: Un proceso automatizado es infinitamente dúctil, y puede adaptarse a las necesidades definidas y contratadas por el cliente

   Aumento en la precisión: Los procesos automatizados correctamente configurados pueden ejecutarse sin margen de error y alcanzar un 100% de precisión.

   Ahorro en dinero: Al reducirse el tiempo destinado a labores rutinarias y de poco valor, bajan los costos y la productividad crece.

3. Asegurarse de que el liderazgo esté comprometido con el desarrollo y la gestión de una fuerza laboral digital.Los procesos automatizados pueden abarcar a toda la organización o sólo a áreas específicas, pero igualmente demandarán, como mínimo, la coordinación entre las unidades de negocios, recursos humanos y TI para un programa de implementación exitoso.

   Los siguientes roles son necesarios para entregar un programa eficaz de automatización de proceso:

   Un responsable de patrocinar el programa de automatización y de rastrear su desempeño para lograr el ROI.

   Un comité directivo que proporcione supervisión, orientación y dirección, y que resuelva problemas importantes.

   Un gerente de proyecto para supervisar y administrar los proyectos e iniciativas de automatización.

   Las operaciones de TI deben planificar, implementar y verificar la instalación de estos procesos, aprovisionando el acceso y la autorización a los sistemas o aplicaciones.

   Algunos de los empleados involucrados en las labores que serán objeto de automatización, en calidad de responsables de proporcionar detalles de la secuencia de tareas; de orientar en el desarrollo, aprobación, definición y diseño del proceso; de proveer datos de prueba y casos de uso, y de revisar los resultados del proceso en su etapa de pruebas.

   Los constructores de automatización deben estar capacitados en la plataforma tecnológica, cómo administrar el ciclo de vida de la automatización, generar la definición del proceso y la documentación de diseño de la solución y apoyar las automatizaciones implementadas en el entorno de producción.

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