Artículo

14 consejos prácticos para reuniones de Juntas Directivas

En nuestra experiencia de más de 20 años hemos visto cómo las Organizaciones están tomando más conciencia de la importancia del papel de la Junta Directiva como órgano de direccionamiento y control, dejando de ser simples órganos de papel, en pro de la profesionalización empresarial.

Uno de los temas que más refieren los empresarios es la dificultad de realizar sesiones de Junta exitosas; reuniones que no giren en torno a una simple formalidad o que sus directrices terminen solamente en “consejos”; a muchos estas dinámicas los desanima, llevándolos a pensar que no están otorgando a la Organización el valor agregado que deberían.

Algunas de las siguientes prácticas pueden dar una guía para que esta labor no sea en vano, y se realicen reuniones más efectivas:

  1. Tener claro el rol de la Junta Directiva: explicitar las funciones del órgano ayuda a no generar discusiones vanas, centralizando las temáticas.
  2. La toma de decisiones debe estar alineada con la Estrategia adoptada: cada decisión que la Junta Directiva tome (se incluye a la Alta Gerencia), debe tener como referente el cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Estratégico. Para ello incluso muchas compañías tienen la visión y la misión publicada en su sala de reuniones de manera permanente.
  3. Las fechas y el número de reuniones anuales deben plantearse en la primera reunión del año, para que los Directores programen su agenda con anticipación. Importante mencionar que pueden llevarse a cabo otras reuniones según las necesidades de la compañía.
  4. El Presidente de la Junta Directiva, en conjunto con la Administración, deben proponer las temáticas generales que se abordarán durante el año. Esto también le permite a Alta Gerencia la preparación para rendición de cuentas al órgano.

Como ejemplos de estos asuntos, pueden abordarse los siguientes (deben ajustarse a las necesidades y realidad de la Organización):

  • Mensualmente: revisión del cumplimiento de los indicadores estratégicos; seguimiento al cumplimiento del presupuesto anual e indicadores financieros; verificación de disponibilidad de recursos para la ejecución de la estrategia.
  • Trimestralmente: seguimiento al plan estratégico; monitoreo de los riesgos estratégicos; seguimiento a la labor de control interno.
  • Semestralmente: monitoreo a los riesgos estratégicos; formación de sucesores potenciales de cargos clave.
  • Anualmente: Aprobación de presupuesto; definición de riesgos estratégicos; modelos de remuneración de cargos clave; evaluación de su propia gestión (individual y grupal) y frente al cumplimiento del plan estratégico.
  1. Definir con previamente la agenda de la reunión para una adecuada preparación de los miembros. Es importante hacer un estimado de cuánto tiempo tomará abordar cada tema, para que el Presidente de la Junta vele por el cumplimiento del cronograma establecido.
  2. La información para los miembros debe hacerse llegar con la debida antelación, de acuerdo al orden del día establecido, para asegurar que éstos lleguen preparados, con los temas de discusión claros: las reuniones no deben ser para que los miembros se enteren de los temas generales; deben ser para discutir los temas y tomar de decisiones alineadas con la estrategia. Es uno de los aspectos más importantes a seguir, no sólo en relación con la antelación, sino en la calidad de la información que se envía.
  3. Abordar los temas en orden de importancia, iniciando con los más complejos y/o relevantes; esto asegura que las decisiones trascendentales no sean tomadas por “salir del paso”.
  4. El reunirse con una adecuada periodicidad, para que las sesiones no terminen siendo una “rendición de cuentas”. Hacerlo de manera poco frecuente puede generar tendencia a la coadministración y a una actitud pasiva gente a la labor de la Alta Gerencia, dejando de lado sus principales labores de direccionamiento y control, restando seguimiento a la gestión y a la estrategia.
  5. Recomendamos que las sesiones tengan una duración de 4 horas, no extendiéndose más allá de las 6 horas, para evitar el agotamiento en los asistentes.
  6. Al terminar la sesión, deben definirse los responsables para la ejecución de las tareas propuestas, y abordar como primer punto los pendientes de la reunión anterior.
  7. Establecer reglas de oro en las reuniones, absteniéndose de llevar a cabo conductas como: interrumpir; subir el tono de la voz; usar lenguaje descalificativo; usar distractores (móvil, tableta, etc.); responder por el otro; usar de lenguaje no verbal; abandonar la reunión; ser impuntuales; sostener diálogos privados; no ser sincero en la exposición de las opiniones.
  8. Tener como política el escuchar de manera directa a los Gerentes de Área o Vicepresidentes cada cierto tiempo, no sólo al Gerente o Presidente Ejecutivo, para que la Junta Directiva tenga conocimiento de primera mano de quiénes están al frente de cada área de la Organización.
  9. No generar “grupos” por fuera de reuniones formales. Tener en cuenta que la Junta Directiva es un ente colegiado, y este tipo de prácticas son contraproducentes. Sus miembros individualmente considerados no representan al órgano como tal; sólo en casos de importancia lo hace el Presidente de la Junta.
  10. Para finalizar, el siguiente esquema podrá ser de ayuda para el Presidente de la Junta Directiva, con el fin de evaluar la sesión correspondiente[1]:
  • ¿Las intervenciones mejoraron la calidad de la reunión?
  • ¿Se siguió la agenda?
  • ¿Se lograron los objetivos?
  • ¿Se lograron los objetivos?
  • ¿Cuáles fueron los problemas enfrentados?
  • ¿Qué se puede mejorar para la próxima reunión?
  • ¿A qué tareas hay que darle seguimiento?
  • ¿Cuál fue el nivel de participación de los miembros?
  • ¿Cómo se manejaron las nuevas ideas?
  • ¿Se actuó tal y como se esperaba?

Recordemos que la Junta Directiva, en términos generales “(…) tiene la responsabilidad de alinear los planes de los que gestionan la sociedad con los intereses de los propietarios”[1], que en definitiva, se decide en la estrategia que este órgano plantea. Un correcto funcionamiento del órgano la hace más eficiente, generando competitividad y sostenibilidad.

Redacción APD
Toda la actualidad de la Comunidad Global de Directivos en un nuevo canal de contenidos digitales.
Comentarios

Añade tu comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ahora estás visualizando el contenido de APD zona centro.
Si lo deseas puedes acceder a los contenidos adaptados a tu zona geográfica