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10 acciones clave para las empresas en una epidemia

En este momento, con China luchando contra una epidemia, muchas empresas están cumpliendo activamente sus responsabilidades sociales. Como contribuyentes clave a la economía del país, la responsabilidad social básica es conducir bien los negocios y organizar a los empleados adecuadamente. Ante la epidemia actual, Deloitte cree que cuanto mayor es la urgencia, más reglas deben estar en su lugar para enfrentar los desafíos con calma.

El desarrollo continuo del nuevo coronavirus ha llevado a la Organización Mundial de la Salud (OMS) a discutir si la epidemia es una emergencia de salud pública de preocupación internacional. (PHEIC) Mientras tanto, las empresas podrían enfrentar varios riesgos estratégicos y operativos, como el suministro retrasado o interrumpido de materias primas, cambios en la demanda de los clientes, aumentos de costos, escasez logística que conducen a retrasos en la entrega, problemas de protección de la salud y la seguridad de los empleados, mano de obra insuficiente y logística y desafíos de liquidación relacionados con el comercio de importación y exportación.

En base a nuestro análisis de las prácticas líderes de las compañías multinacionales en Planificación de Continuidad de Negocios (BCP), emergencias y manejo de emergencias mayores de neumonía atípica infecciosa, influenza H1N1, fiebre hemorrágica del Ébola y otras enfermedades infecciosas importantes, recomendamos a las empresas chinas que tomen las siguientes 10 acciones para abordar la incertidumbre futura:

1. Establecer equipos de toma de decisiones de emergencia.
  • Una empresa debe establecer inmediatamente equipos de toma de decisiones para problemas importantes temporales, como un «Equipo de respuesta a emergencias» o un «Comité de gestión de emergencias mayores», para construir todos los objetivos y el plan emergente y garantizar que se puedan tomar las decisiones más rápidas posibles en diversas situaciones .
  • Para los miembros del comité, la empresa debe evaluar sus propias fortalezas profesionales y, si es necesario, incorporar profesionales para que coincidan con sus características comerciales y regionales.
2. Evaluar los riesgos y aclarar los mecanismos de respuesta a emergencias, los planes y la división del trabajo.
  • Muchas compañías multinacionales han establecido «planes de contingencia de emergencia» o «planes de sostenibilidad empresarial», usualmente implementados inmediatamente en caso de una emergencia mayor.
  • Si una empresa no tiene dicho plan, debe realizar una evaluación integral de todos los riesgos de inmediato, incluidos los problemas de los empleados, la subcontratación, el gobierno, el público y la cadena de suministro. Según la evaluación de riesgos, la empresa debe responder a problemas relacionados con el espacio de oficinas, los planes de producción, las adquisiciones, el suministro y la logística, la seguridad del personal y el capital financiero, así como organizar otros asuntos importantes relacionados con los planes de emergencia y la división del trabajo.
3. Establecer un mecanismo positivo de comunicación de información para empleados, clientes y proveedores, y crear documentos de comunicación estandarizados.
  • Es importante estabilizar las cadenas de suministro y la mentalidad de los empleados internos y socios externos, así como fortalecer la gestión de la publicidad y los servicios al cliente para evitar la opinión pública negativa causada por negligencia o inconsistencia.
  • Al mismo tiempo, el sistema de información existente de una empresa debe usarse para recopilar, transmitir y analizar información epidémica y emitir alertas de riesgo rápidas.
4. Mantener el bienestar físico y mental de los empleados, y analizar la naturaleza de las diferentes empresas y trabajos para garantizar la reanudación adecuada del trabajo.
  • Según la última encuesta de recursos humanos deDeloitte sobre respuestas epidémicas (haga clic para ver el informe) , el 82% de las empresas cree que los «acuerdos de trabajo flexibles» son ahora los medios más importantes para la gestión de los empleados. Recomendamos a las empresas que establezcan de inmediato un mecanismo flexible de vacaciones y trabajo, utilizando medios técnicos para establecer parámetros de trabajo no presenciales o fuera del sitio durante períodos especiales.
  • Además, la empresa debe establecer un sistema de monitoreo de salud del personal y mantener confidencial la información personal de salud de los empleados.
  • La empresa debe garantizar la seguridad de los entornos de trabajo limpiando y desinfectando estrictamente los lugares de trabajo de acuerdo con los requisitos de gestión de higiene de las autoridades de salud pública nacionales y regionales para períodos de enfermedades infecciosas importantes.
  • La empresa debe fortalecer la educación sobre seguridad epidémica, establecer pautas de autoprotección de los empleados basadas en hechos y aumentar la conciencia sobre la seguridad y la prevención de riesgos.
5. Centrarse en los planes de respuesta al riesgo de la cadena de suministro.
  • Las compañías multinacionales generalmente hacen arreglos para utilizar instalaciones de oficina «redundantes», planes de capacidad de producción y canales de adquisición de materias primas en múltiples países o regiones con anticipación, por lo que el trabajo en el «área infectada» puede llevarse a cabo rápidamente o la producción no se detendrá debido a falta de capacidad o materias primas.
  • En la gestión del inventario, las organizaciones deben considerar el ciclo prolongado de digestión del inventario causado por el consumo bloqueado, el aumento correspondiente en los costos financieros y la presión sobre el flujo de caja. Al mismo tiempo, en industrias con ciclos de producción largos, las organizaciones deben prepararse de antemano para un repunte en el consumo una vez que la epidemia haya disminuido para evitar el riesgo de inventario insuficiente.
6. Desarrollar soluciones para el cumplimiento y los riesgos de mantenimiento de la relación con el cliente derivados de la incapacidad de reanudar la producción a corto plazo.
  • Después de un brote, las organizaciones deben cooperar con los clientes intermedios para comprender los cambios en las condiciones del cliente y del mercado, y confirmar el impacto de la reanudación, la entrega de pedidos, la demanda y los cambios del mercado.
  • Las leyes sobre el cumplimiento de los contratos civiles y comerciales pueden entrar en juego, ya que no todo el incumplimiento durante una epidemia no puede tener consecuencias legales.
  • Las empresas deben identificar y evaluar aquellos contratos cuyo desempeño podría verse afectado, y notificar de inmediato a la parte relacionada para mitigar las posibles pérdidas, así como evaluar si es necesario firmar un nuevo contrato y retener evidencia para usar en posibles demandas civiles.
7. Practique la responsabilidad social y la gestión de las partes interesadas e incorpore estrategias de desarrollo sostenible en la toma de decisiones.
  • Las empresas deben obedecer la planificación y los arreglos unificados del gobierno.
  • La divulgación adecuada de información corporativa puede mejorar la imagen pública de una empresa.
  • Para las empresas chinas, la práctica líder más importante es poder implementar la responsabilidad social corporativa desde las perspectivas del medio ambiente, la sociedad, la economía y la estabilidad de los empleados, así como coordinar las relaciones con la comunidad y los suministros. Deben evaluar el posible impacto y la duración de la epidemia, ajustar los planes y, a nivel de accionistas o de la junta, comunicar las medidas propuestas y los resultados de la evaluación.
8. Crear un plan de gestión de datos maestros de empleados, seguridad de la información y privacidad.
  • Las empresas deben establecer buenos mecanismos de gestión de datos maestros de empleados y registrar personal interno y externo, proveedores, socios y otro personal con el que tengan contacto.
  • También deben formular planes oportunos de respuesta a emergencias de seguridad de la información para garantizar la seguridad y un funcionamiento estable. Para organizar el personal remoto y en el sitio para llevar a cabo sus tareas, establezca 7 * 24 horas de soporte remoto y en el sitio para garantizar el monitor en salas de computadoras, redes, sistemas, aplicaciones y recursos.
  • Las empresas también deben proteger la privacidad personal y los datos de los ensayos clínicos, especialmente para aquellos pacientes (ya sean clientes o empleados), controlar estrictamente el acceso, la transmisión y el uso. Para los datos clínicos y médicos, se debe configurar el control de acceso y el nivel de protección.
9. Las empresas deben considerar ajustar sus presupuestos y planes de implementación, planes de flujo de efectivo y mecanismos de alerta temprana para el comercio internacional.
  • Según los datos de Deloitte, el 46% de las empresas planean reducir sus obstáculos de desempeño para 2020. Al mismo tiempo, aconsejaríamos a las empresas que presten atención al flujo de efectivo, que organicen la programación de efectivo para garantizar la seguridad de los fondos de acuerdo con el ritmo de la corriente ascendente y proveedores intermedios y planes de trabajo de empleados.
  • Además, deben prestar mucha atención a la situación del comercio internacional de importación y exportación, particularmente a los cambios repentinos o desastres en lugares de donde se originan los principales productos, lo que impactará el comercio y potencialmente generará grandes pérdidas en la propia empresa. Para evitar tales incidentes, las compañías deben establecer respuestas de emergencia «plan de escenario» para proveedores básicos tan pronto como sea posible, que pueden incluir planes de cobertura utilizando futuros, comercio internacional y transporte, y proveedores alternativos.
10. Actualizar los mecanismos de gestión de riesgos de la empresa.
  • El informe de la Encuesta de gestión de riesgos empresariales de Deloitte para empresarios globales muestra que el 76% de los gestores de riesgos creen que su empresa podría responder de manera efectiva si ocurriera una emergencia importante mañana. Sin embargo, solo el 49% de las empresas ha desarrollado manuales relevantes y realizado pruebas previas basadas en escenarios de emergencia, y solo el 32% de las empresas ha realizado «ejercicios de simulación de emergencia» o capacitación.
  • Creemos que la mayoría de las empresas podrían enfrentar eventos de riesgo inesperados en cualquier momento, es una cuestión de cuándo, no si. Las empresas deben establecer o actualizar sus sistemas de gestión de riesgos para identificar los riesgos clave y crear un plan de mitigación de riesgos. Fortalecer el sistema de gestión de riesgos es tan importante como lidiar con eventos negativos cuando surgen.
Redacción APD
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